I dagens prosjekthverdag har vi ingen mangel på systemer. Vi har avanserte verktøy, smidige rammeverk og bunnsolide RASCI-matriser for ansvarsfordeling. Men hvorfor feiler likevel så mange prosjekter som på papiret har den perfekte strukturen?
Svaret ligger i hvordan verktøyene blir brukt i hverdagen.
For det første må verktøyene faktisk fungere sømløst og snakke sammen. Hvis et system tvinger teamet inn i dobbel logging, meningsløst merarbeid og tunge administrative tidstyver, motarbeider strukturen sitt eget formål. Verktøy skal frigjøre tid til problemløsning og verdiskaping, ikke skape frustrasjon. Blir verktøyet en hindring, vender kulturen seg raskt mot det.
For det andre må vi forstå hvorfor noe er etablert før vi endrer det. En klassisk felle er å rive ned eksisterende prosesser uten å vite hvilken funksjon de fylte. Struktur er ikke til for å byråkratisere, men for å være skjelettet som holder prosjektet oppreist og gir forutsigbarhet.
Samtidig ser vi ofte at hverdagen blir overkomplisert. Jo flere valgmuligheter, parallelle systemer eller tunge prosesser som legges på teamet, desto lengre tid tar det å ta gode beslutninger. Skal vi ha fremdrift, må vi forenkle der det er mulig, fremfor å legge på mer kompleksitet.
Struktur skal frigjøre energi til det menneskelige, ikke kvele det. Som det kjente uttrykket sier: «Kultur spiser strategi til frokost.» Jeg vil legge til: «Kultur får struktur til å fungere.»
Når et prosjekt settes opp, må verktøyene og planene være brukervennlige og effektive, slik at menneskene som bruker dem opplever ekte tillit og eierskap. Strukturen legger rammene, men det er kulturen som leverer resultatene.